Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh 2025

1. Khi nào áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

Căn cứ theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) về xử lý hóa đơn sai sót, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, trong trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế.

Tuy nhiên, để tránh xử lý hóa đơn sai sót điều chỉnh nhiều lần, doanh nghiệp thường:

• Lập hóa đơn thay thế nếu chưa kê khai thuế hóa đơn gốc
• Lập hóa đơn điều chỉnh nếu đã kê khai thuế hóa đơn gốc

2. Phân biệt hóa đơn điều chỉnh, thay thế

3. Lập hóa đơn thay thế

Trình tự lập hóa đơn thay thế khi hóa đơn điện tử sai sót

Bước 1. Xác định thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử

• Nội dung sai sót: tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất,…
• Mức độ sai sót: mức độ nghiêm trọng và ảnh hưởng

Bước 2. Trao đổi và lập biên bản thỏa thuận với người mua

• Bắt buộc đối với với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Nêu rõ lý do thay thế, nội dung sai, nội dung theo đúng hợp đồng thỏa thuận, nội dung thống nhất của 2 bên.  

Dưới đây là mẫu biên bản thay thế hóa đơn sai sót:

Bước 3. Lập hóa đơn thay thế rồi ký, cấp mã, gửi cho người mua

Khi lập hóa đơn thay thế bên bán cần thực hiện:

• Ngày lập hóa đơn thay thế: Là ngày hiện tại (ngày 2 bên phát hiện ra sai sót và thống nhất lập hóa đơn mới thay thế mà 2 bên đã thỏa thuận trên biên bản thay thế hóa đơn)
  
• Các chỉ tiêu nội dung trên hóa đơn thay thế: ghi đầy đủ tất cả nội dung trên hóa đơn

+ Khi lập hóa đơn thay thế, ta lập 1 số hóa đơn mới (Đúng) để thay thế (khắc phục) toàn bộ các lỗi sai của hóa đơn trước đó
(Sau khi lập hóa đơn thay thế thì hóa đơn cũ sai sót đó được gọi là hóa đơn bị thay thế, hóa đơn bị thay thế hết giá trị, doanh thu tính thuế chỉnh là giá trị trên hóa đơn thay thế)
+ Những chỉ tiêu nào trên hóa đơn trước bị sai thì ghi thành nội dung đúng
+ Những chỉ tiêu nào trên hóa đơn trước không bị sai thì ghi lại đúng như vậy
+ Trên hóa đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số ………., ký hiệu …………., số ……………., ngày ……… tháng ……… năm ……….”

4. Lập hóa đơn điều chỉnh

Bước 1. Xác định thông tin sai sót

Bước 2. Trao đổi và lập biên bản thỏa thuận với người mua

Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót:

Bước 3. Lập hóa đơn điều chỉnh

– Trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

– Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với tri thức để điều chỉnh.

Ví dụ: 

Trường hợp sai giá tiền: Hóa đơn gốc (sau đây gọi là hóa đơn F0) có thông tin như sau:

Sau đó, công ty phát hiện đơn giá trước thuế phải là 200.000, do đó công ty lập hóa đơn điều chỉnh F1 cho hóa đơn F0 như sau:

Nếu tiếp tục có sai sót, công ty lập hóa đơn điều chỉnh F2 cho hóa đơn F0 (giả sử đơn giá đúng phải là 150.000) với thông tin như sau:

Đơn giá đã điều chỉnh lũy kế sau hóa đơn F1: 180.000 + 20.000 = 200.000
Đơn giá phải điều chỉnh giảm ở hóa đơn F2: 150.000 – 200.000 = -50.000

Doanh nghiệp bạn cần một đối tác kế toán uy tín giúp bạn giải quyết nhanh chóng – đúng hạn – kịp thời các vấn đề liên quan tới sổ sách kế toán, hóa đơn, báo cáo tài chính? Dịch vụ Kế toán, Kiểm toán Pham & Associates là một giải pháp tối ưu. Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần được tư vấn, hỗ trợ.

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THUẾ – KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN PHẠM VÀ CỘNG SỰ

Trụ sở: Số 12, ngõ 49 Huỳnh Thúc Kháng, Hà Nội

VPGD: 93 Láng Hạ, Hà Nội

Điện thoại: 0902 483 186

Email: support@ketoanthuehanoi.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/Congtyketoanthue/

Website: https://ketoanthuehanoi.vn