1.Hóa đơn điện tử là gì?
Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, mua bán và khai báo thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải hóa đơn điện tử nào cũng được coi là hợp lệ. Việc phân biệt hóa đơn điện tử hợp lệ và không hợp lệ là điều mà bất kỳ kế toán viên, chủ doanh nghiệp hay người làm quản lý tài chính cần nắm vững để tránh sai sót và rủi ro pháp lý.
2.Vì sao cần phân biệt hóa đơn điện tử hợp lệ và không hợp lệ?
Việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như: Không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào Không được ghi nhận chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
- Bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn (sử dụng hoá đơn không hợp lệ mức phạt là 35.000.000 đồng + phạt vi phạm hành chính)
- Bị truy thu, kiểm tra và thanh tra thuế: Số tiền phạt và truy thu tuỳ thuộc số tiền của hoá đơn
3. Phân biệt hóa đơn điện tử hợp lệ và không hợp lệ
Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ khi:
- Được lập theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính
- Có đầy đủ các nội dung bắt buộc: tên đơn vị bán – mua, mã số thuế, mô tả hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán…
- Có mã của cơ quan thuế (với hóa đơn có mã) hoặc chữ ký số của người bán (với hóa đơn không có mã)
- Được lập thông qua phần mềm hóa đơn điện tử hợp pháp
- Được gửi cho người mua và ghi nhận trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Hóa đơn điện tử không hợp lệ là gì?
Ngược lại, hóa đơn điện tử không hợp lệ là hóa đơn không đáp ứng một hoặc nhiều tiêu chí bắt buộc sau:
- Không có mã số của cơ quan thuế và không có chữ ký số hợp lệ
- Được phát hành từ hệ thống phần mềm không đăng ký với cơ quan thuế
- Có sai lệch thông tin: sai tên, sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất
- Hóa đơn đã bị hủy nhưng vẫn sử dụng
- Không thể tra cứu trên hệ thống của Tổng cục Thuế
- Hóa đơn giả mạo, bị sửa đổi sau khi ký điện tử
Rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ
- Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN
- Bị xử phạt hành chính từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng
- Có thể bị truy thu thuế và kiểm tra toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán
- Doanh nghiệp có thể bị truy thu, thanh tra thuế nhiều kỳ
4. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ
Bước 1: Truy cập vào website: 🔗 https://hoadondientu.gdt.gov.vn nhập tài khoản (theo mã số thuế) và mật khẩu (nếu bạn quên mật khẩu có thể bấm nút chọn “cấp lại mật khẩu” và điền email muốn nhận mật khẩu mới. Sau khi được cấp mật khẩu mới rồi bạn quay lại đăng nhập bình thường)
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu hóa đơn” => Chọn tra cứu hoá đơn đầu vào/ Chọn tra cứu hoá đơn đầu ra (tuỳ theo mục đích) => Chọn khoảng thời gian muốn tra cứu (tối đa 1 tháng)
- Chọn tra cứu hoá đơn mua vào
- Hoặc chọn tra cứu hoá đơn bán ra
- Chọn khoảng thời gian muốn tra cứu (thường tra cứu được tối ra 1 tháng/lần)
- Nếu khi tra cứu mà không ra kết quả chính xác, bạn bấm nút “bỏ tìm kiếm” sau đó thực hiện lại việc tra cứu.
Bước 3: Kiểm tra kết quả hiển thị
- Nếu hóa đơn không hiển thị hoặc trạng thái bị hủy, cần xử lý ngay với bên cung cấp hoặc cơ quan thuế.
Lời khuyên cho kế toán và doanh nghiệp
- Luôn kiểm tra kỹ tính hợp lệ của hóa đơn trước khi hạch toán
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cấp phép và kết nối với cơ quan thuế
- Đào tạo kế toán nội bộ nắm rõ quy định mới về hóa đơn
- Cập nhật thường xuyên văn bản pháp luật liên quan đến thuế và hóa đơn
5.Kết luận
Phân biệt hóa đơn điện tử hợp lệ và không hợp lệ là kỹ năng quan trọng giúp kế toán doanh nghiệp tránh được rủi ro, bảo vệ quyền lợi về thuế và tuân thủ quy định pháp luật. Việc kiểm tra kỹ càng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, không lo thanh tra bất ngờ.
Nếu bạn đang cần:
Kiểm tra hệ thống hóa đơn
Tư vấn thuế, kế toán trọn gói
Triển khai hóa đơn điện tử đúng chuẩn
📞 Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ miễn phí 1-1 từ chuyên gia kế toán giàu kinh nghiệm!
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THUẾ – KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN PHẠM VÀ CỘNG SỰ
VPGD: Số 93 Láng Hạ, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: 0902483186
Email: support@ketoanthuehanoi.vn